La sécurité des documents, des données et des échanges est très importante pour les entreprises. De ce fait, il existe actuellement plusieurs entreprises qui utilisent une solution d’horodatage afin de sécuriser leurs échanges et leurs documents. En effet, les entrepreneurs et les professionnels ont compris l’intérêt de l’utilisation d’un horodatage, notamment au moment où ils utilisent leur signature électronique dans l’entreprise. L’horodatage est également un système qu’utilise l’ensemble des services de l’entreprise au quotidien.
Le rôle d’un horodatage électronique en entreprise
L’horodatage électronique joue un rôle majeur dans le monde professionnel. En effet, il permet de donner une preuve irréfutable sur les points suivants. Tout d’abord, il permet de prouver qu’un document n’est pas soumis à une modification à partir d’une date apposée. Ensuite, il sert à démontrer que le document respecte vraiment la date de l’horodatage et les délais légaux. Il est à noter que la date d’horodatage peut être considérée comme un cachet de la poste. Il peut donc servir comme un accusé de réception par exemple. Enfin, l’horodatage permet de donner une traçabilité sur les différentes actions liées au cycle de vie d’un document numérique. Il sert donc à dater sa gestion à savoir les droits d’accès, l’évolution, l’authenticité, tout en conservant l’intégrité de toutes les versions antérieures et le suivi des modifications. Il sert également à dater sa création, sa diffusion comme un accusé de réception opposable par exemple, ainsi que sa conservation comme la prévention contre la suppression ou la destruction de tous les documents avant les périodes légales d’archivage. Pour trouver plus d’informations sur l’utilisation d’un horodatage électronique, vous pouvez cliquer ici .
C’est quoi un horodatage électronique ?
L’horodatage électronique est familier avec la signature électronique. L’horodatage et la signature électronique sont utilisés pour garantir l’authenticité et l’intégrité d’un document et sont associés afin d’assurer le renforcement de la sécurité d’un document ou d’une facture électronique. Par ailleurs, il existe une différence entre ces deux systèmes. En effet, la signature électronique consiste à apposer un nom sur un fichier, tandis que l’horodatage électronique sert à apposer une date de référence infalsifiable ou une heure sur des documents dématérialisés comme la facture électronique par exemple. D’une manière générale, on peut horodater tout types de documents, à savoir des fichiers vidéo, audio, texte, des images en format pdf, doc, msg, zip, jpg, etc. Horodater un document, quel que soit son format consiste donc à transmettre un sceau électronique, connu sous le nom de jeton d’horodatage et utilisé afin de garantir l’intégrité de tous les documents. Les horodatages sont également utilisés pour la certification de l’existence d’un document, tout en s’assurant sa non-modification et sa conformité. Ainsi, ils sont utilisés en conjonction avec un sceau ou une signature électronique, et leur utilisation permet de rendre crédible l’heure et la date de la signature du document pour un tiers. Toutefois, les horodatages peuvent utiliser à chaque fois que vous voulez prouver qu’un document a existé à l’heure et à la date données. Certes, l’horodatage est une étape importante pour le déploiement EDI et de solutions cloud jusqu’à leur archivage.
Quand utilise-t-on un horodatage électronique ?
L’usage d’un horodatage électronique est nombreux. En effet, il est utilisé pour une bonne protection dans le cadre de créations de code informatique, d’une description d’un concept, ou bien dans le cadre d’innovations. Il sert à prouver leur antériorité et précédent sans avoir passé par un dépôt de brevet. Ensuite, l’horodatage électronique permet de faire une certification de tout type de document comme la facture électronique, mail, contrat, courrier, de garantir les heures de transactions d’achats et de ventes, d’apporter une preuve sur le consentement des utilisateurs. Puis, il peut faire preuve de présence des travailleurs dans certains cas comme l’arrêt de travail ou le télétravail. Enfin, l’horodatage électronique peut prouver les échanges avec les clients ou les fournisseurs, ou bien de respecter les délais légaux de conservation d’un document ou d’archivage dans le cadre d’un archivage avec une valeur probante.
De nombreux avantages sur l’utilisation d’un horodatage électronique
Actuellement, la numérisation de documents demande une mise en place des mécanismes servant à prouver la véracité et l’authenticité des données contenues dans des documents. La registre des entrées de documents, la copie fiable, l’horodatage et la signature doit contenir la même valeur légale qu’un document numérique. Par ailleurs, l’horodatage électronique présente de nombreux avantages afin de préserver l’intégrité, l’authenticité et la confidentialité des documents. En effet, il permet d’une manière juridique de prouver qu’un document n’a subi aucune modification lorsque le mécanisme d’horodatage a été utilisé. Ensuite, il permet sert de garantie sur l’intégrité totale du document archivé, tout en assurant que le contenu du document n’a pas été altéré ou modifié. Enfin, l’utilisation d’un horodatage électronique par les organisations et entreprises permet d’offrir un niveau de sécurité élevé auprès des fournisseurs et de clients, ce qui leur permet d’augmenter leur compétitivité.